JOINTLY vernetzt nicht nur die OERde Projekte für Kooperationen auf inhaltlicher Ebene, sondern testet auch technische Tools und Innovationsmöglichkeiten – gemeinsam mit deutschen OER-Projekten. Dafür stellt JOINTLY im “OER-Contentbuffet” Software und neue technische Features zur Testnutzung bereit. Im direkten Einsatz kann die OERde Community Vor- und Nachteile ergründen. Das JOINTLY Team sammelt das Feedback, löst Herausforderungen in Gemeinschaft der IT-Expert*innen der Projekte und fasst Erkenntnisse zusammen. Dieser Blogbeitrag fasst erste Erkenntnisse zum Test von OnlyOffice in Verbindung mit einem OER-Repositorium bzw. einer OER-Autorenumgebung zusammen:

Eines der ersten Tools, das in der Autorenumgebung des OER-Contentbuffets angeschlossen und ausprobiert wurde, ist der Onlineeditor “OnlyOffice”. Damit können Nutzende, ähnlich wie sie es von Google Docs & Co. gewohnt sind, online Textdokumente, Tabellen und Präsentationen erstellen und gemeinsam in Echtzeit bearbeiten – aber als im eigenen Rechenzentrum installierbare Open-Source-Variante. Der Bedarf an kollaborativen Online-Werkzeugen zur Erstellung von Inhalten war von Anfang an sehr groß. Aufgrund des hohen Funktionsumfangs und der technischen Integrierbarkeit fiel die Wahl schnell auf die OnlyOffice-Editor-Software. Als im März 2017 die erste Testanbindung an die Beta-Version des Contentbuffets abgeschlossen war, konnte der Editor von der OER Community getestet werden. Die Gemeinschaft der OERde-Projekte nutzte bspw. OnlyOffice-Präsentationen für die Vorbereitung von Workshop-Vorträgen. OnlyOffice-Textdokumente wurden für Dokumentationen, Anleitungen oder Kapitel für den OER-Trainerkoffer genutzt. Weniger genutzt wurden Tabellen.

 

         

Anders als Google, das jeweils ein eigenes Dateiformat verwendet, bietet OnlyOffice beim Erstellen direkt gewohnte Dateiformate an: jeweils das Microsoft- und das offene Format von OpenOffice. Das bedeutet, dass offline erstellte Worddokumente, die mit OnlyOffice kollaborativ online geteilt werden, nicht intern in andere Formate umgewandelt werden sondern in der Autorenumgebung im Originalformat verfügbar bleiben. Zudem bietet OnlyOffice eine große Vielfalt an Formatierungselementen, die man aus den offline anwendbaren Programmen, wie Microsoft Word oder Open Office, kennt.

 

Der große Mehrwert von OnlyOffice ist die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Browser. Grundsätzlich funktioniert das auch recht gut: Man sieht, wer bzw. wie viele Personen aktuell in einem Dokument arbeiten. Änderungen werden live angezeigt.

 

“[…] abgesehen von der Chose jetzt hat es super geklappt. 5-10 Personen, die gleichzeitig im Dok gearbeitet haben, führten zu keinen Verzögerungen oder Problemen, wie wir sie schon vorher einmal in einem Etherpad hatten. Also im Grunde positive Rückmeldung.”
Nutzer des OER-Contentbuffet

 

Ein sehr unschöner Softwarefehler tritt allerdings ab und zu beim nochmaligen Öffnen von gemeinsam bearbeiteten Dokumenten auf. Hier kommuniziert OnlyOffice eine Fehlermeldung, dass die Version geändert wurde. Nach dem Refresh der Webseite ist das Dokument entweder plötzlich leer oder auf eine ältere Version zurückgesetzt und kann somit nicht sinnvoll weiter bearbeitet werden. Zwar war es dem JOINTLY-IT-Team fast immer möglich, die verlorengegangen Inhalte über das Backend wiederherzustellen, trotzdem ist der Fehler im pausierten Arbeitsablauf der Projekte nervend und trifft damit ein wesentliches Akzeptanzkriterium.
Da das Contentbuffet aus quelloffener Software besteht, hat das JOINTLY-IT-Team die Möglichkeit, die Ursache des sporadisch auftretenden Fehlers selbst zu suchen und behebt ihn.

Auch kritisiert wurde das Fehlen “Rückgängig machen” Funktion, wenn mehrere Nutzer gleichzeitig in einem Dokument arbeiten. Hier hoffen wir auf neue OnlyOffice-Versionen des Herstellers, die dieses Feature bieten.

 

Vom o.g. Problem abgesehen gaben die Nutzenden trotzdem ein positives Feedback. Mehrere  Personen konnten bei unserem Test gleichzeitig in einem Dokument arbeiten, ohne dass es zu relevanten Verzögerungen oder Probemen kam. Die Community-Edition unterstützt laut Hersteller bis zu 20 gleichzeitigen Nutzern. Für performance-relevantere Installationen ist zudem eine Enterprise-Edition verfügbar.

 

Bisheriges Fazit:

Was bleibt also unter dem Strich nach knapp drei Monaten OnlyOffice und Contentbuffet und wie geht es weiter?

In vielen Belangen hat sich der OnlyOffice-Editor im Einsatz in unserer kollaborativen OER-Autorenumgebung bewährt und wird positiv angenommen. Die umgebende Autorenumgebung bietet wichtige, positiv bewertete, Funktionen für die Verwaltung und Veröffentlichung von OER-Inhalten und die Kooperation von Projekten und Autor*innen.

Die Funktionen werden in Abstimmung mit der Gemeinschaft weiter verbessert, neue Tools werden ergänzt. Der primäre Fokus des JOINTLY-IT-Teams liegt aktuell in der Behebung des Editor-Fehlers, da ein Verschwinden von Materialien die Nutzungsfreude verständlicherweise stark trübt. Ein Update ist in den kommenden Wochen zu erwarten.

Parallel wird ein zweiter Editor, der TinyMCE, ins Contentbuffet integriert und Funktionen für das Veröffentlichen / Lizenzieren von Materialien werden weiter verbessert. Im August sollen in einem weiteren JOINTLY-IT-Workshop OER-Portale verbunden werden. So gelangen die von den OER-Projekten im Rahmen von JOINTLY-Kooperationen gesammelten Inhalte in OER-Worldmap und OER-Infoportal und dortige Inhalte fließen zurück in die Kooperationsumgebung. Später folgen Workshops zur automatischen Generierung von Metadaten.

 

Wir bedanken uns herzlich bei den OER-Projekten für Feedback und Unterstützung bei der Innovation von OER-Tools.

 

Tobias Westphal für das JOINTLY-IT-Team

Erstes Fazit zum Test von OnlyOffice im OER-Contentbuffet

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